機密文書は、シュレッダー処理や溶解処理など情報漏えいを防げる方法で処分してください。
よく耳にするのは、保管期限が過ぎた契約書や顧客情報を長年保管し処分に迷っている企業があるということ。
契約書や顧客情報、マイナンバー関連書類が外部へ流出すると、企業の信用低下やトラブルにつながります。
この記事では、機密文書の種類や処分方法、溶解処理が選ばれる理由、業者選びのポイントまで分かりやすく解説します。
機密文書とは？適切な管理と処分が必要な理由
機密文書とは何か
機密文書とは、外部へ漏えいすると企業や個人に損害を与える情報が記載された文書のことです。
契約書や顧客情報、人事情報、マイナンバー関連書類などが該当します。
| 書類の種類 | 主な例 |
|---|---|
| 契約関連 | 契約書、見積書、発注書、請求書 |
| 顧客情報 | 顧客名簿、申込書、アンケート |
| 人事情報 | 履歴書、雇用契約書、評価資料 |
| マイナンバー関連 | 扶養控除等申告書、源泉徴収票など |
不適切な保管や廃棄が招くリスク
機密文書の管理や廃棄が不適切だと、情報漏えいにつながります。
顧客情報や契約内容、人事情報が第三者へ渡れば、企業の信用失墜や損害賠償問題に発展します。
漏えいした情報は回収できません。
不要な機密文書を放置せず、保管期限に応じて適切に処分することが情報漏えい対策につながります。
機密文書の処分方法は4つの特徴を比較して選ぶ
社内でシュレッダー処理する
機密文書の量が少ない場合は、社内のシュレッダーで処理できます。
書類を外部へ持ち出さずに処分できる点がメリットです。
ただし、大量の書類を処理する場合は時間と手間がかかります。
機密性が高い文書は、細かく裁断できるシュレッダーを使用してください。
シュレッダー作業を業者へ委託する
機密文書の量が多い場合は、シュレッダー作業を専門業者へ委託する方法があります。
自社で裁断する手間がなく、大量の書類も短時間で処理できます。
業者によっては回収から裁断まで対応しており、処理状況を確認できるサービスもあります。
業者に依頼する際は、機密保持体制や処理方法を事前に確認してください。
焼却処理を利用する
機密文書は焼却処理による処分も可能です。
書類そのものを焼却するため、情報は残りません。
自社で処理する方法としては現実的ではないので、焼却設備を持つ業者へ依頼します。
大量の機密文書を処分する際に利用される方法です。
また、焼却後は紙資源として再利用できないので環境にやさしくありません。
情報漏えい対策とリサイクルを両立したい場合は溶解処理なります。
溶解処理を利用する
溶解処理とは、機密文書を水で溶かして再生紙の原料にする処分方法です。
書類の文字を判読できない状態にするため、機密文書の処分方法として利用されています。
情報漏えい対策として溶解処理が選ばれる3つの理由
未開封のまま処理できる
溶解処理は、機密文書をダンボールへ梱包したまま処理できます。
回収後に書類を取り出したり仕分けたりする必要がありません。
ホチキスやクリップを外さずに処理できるため、廃棄作業の手間を減らせます。
大量の機密文書も梱包した状態で引き渡せます。
復元が困難な状態まで処理できる
溶解処理では機密文書を水で溶かして紙繊維の状態にします。
処理後は文字や内容を判読できません。
シュレッダー処理は裁断された紙片が残りますが、溶解処理は紙そのものの形がなくなります。
機密性の高い文書を処分する際に利用される理由の一つです。
再生紙としてリサイクルできる
溶解処理した機密文書は、再生紙の原料として利用されます。
情報漏えい対策を行いながら紙資源を有効活用できます。
焼却処理のように紙を燃やして処分する方法とは異なり、資源として再利用できる点が特徴です。
機密文書の安全な処分とリサイクルを両立したい企業に適しています。
機密文書処分業者を選ぶ前に確認したいポイント
廃棄証明書を発行できるか
機密文書の処分を業者へ依頼する際は、廃棄証明書を発行できるか確認してください。
廃棄証明書は依頼した書類が適切に処理されたことを証明する書類です。
取引先から処理実績の提示を求められる場合や、社内の管理記録として保管する際にも役立ちます。
機密文書の処分状況を記録として残したい場合は、発行の有無を事前に確認してください。
回収から処理完了までの流れが明確か
機密文書は回収後の管理方法も確認してください。
回収した書類をどこで保管し、どのように処理するのか公開している業者を選びます。
処理工程が不透明な業者では、機密文書がどのように処分されたのか確認できません。
回収から処理完了までの流れを説明している業者へ依頼してください。
料金体系を確認する
機密文書の処分費用は、回収量や処理方法によって異なります。
箱単位や重量単位で料金を設定している業者もあります。
回収費や運搬費が含まれているか、追加料金が発生しないか見積もりで確認してください。
必要な許可を取得しているか
機密文書の処分を依頼する際は、業者が必要な許可を取得しているか確認してください。
廃棄物の区分によって必要な許可は異なります。
事業系一般廃棄物として処分する場合は一般廃棄物収集運搬業許可、産業廃棄物として処分する場合は産業廃棄物収集運搬業許可が必要です。
依頼前に許可の有無を確認してください。
CD・DVDなど紙以外の処分にも対応しているか
機密情報は紙の書類だけではありません。
CD・DVD・USBメモリなどの記録媒体にも機密情報が保存されている場合があります。
紙とあわせて処分したい場合は、CD・DVD・USBメモリなどの処分に対応しているか確認して業者を選んでください。
対応品目は業者によって異なります。
機密文書処分に関するよくある質問
Q1. 機密文書は郵送で処分を依頼できますか？
A1. 郵送による機密文書処分に対応している業者もあります。
専用箱へ梱包して発送する方法が一般的です。
対応エリアや発送方法は業者によって異なるため、依頼前に確認してください。
Q2. 機密文書の保管期間はどのように決めればよいですか？
A2. 機密文書の保管期間は、法令や社内規程に基づいて決めます。
契約書や税務関係書類などは保存期間が定められているものもあります。
保管期間が終了した書類は、情報漏えい対策を行ったうえで処分してください。
Q3. 家庭用シュレッダーで処分しても問題ありませんか？
A3. 少量の機密文書であれば家庭用シュレッダーでも処分できます。
顧客情報やマイナンバー関連書類を処分する場合は、細かく裁断できる機種を使用してください。
大量の機密文書を処分する場合は、業者への依頼も検討を。
Q4. 機密文書が少量でも回収を依頼できますか？
A4. 少量から回収に対応している業者もあります。
対応数量や料金体系は業者によって異なります。
ダンボール1箱から依頼できるサービスもあるため、事前に確認してください。
Q5. 廃棄証明書はどのような場面で利用しますか？
A5. 廃棄証明書は、機密文書を適切に処分したことを証明する書類です。
取引先への報告や社内の管理記録として利用されます。
処分履歴を残したい場合は、廃棄証明書を発行している業者へ依頼してください。
遠藤商会で過去に遺品整理・回収を行った一例をご紹介。
