年度の変わり目が近くなると、新入生や新社会人の方などは引越しなど新生活に向けた準備で慌ただしくなります。
それは企業、事業所でも同じことで、年度の変わり目をきっかけにオフィスや店舗を移転するケースは少なくありません。
実際に1～3月にオフィスを移転させる企業が多いと言われています。
では、オフィス移転の多い時期の理由や移転時に行わなければならないことなどはどんなものなのでしょうか？
今回からオフィス・店舗の移転や引越しについて見ていきたいと思います。
オフィス移転の多い時期は？
オフィス移転の時期に関しては、一般的に1月から3月、もしくは9月から12月の、2つの時期に多いと言われています。
1月から3月は、3月は多くの企業が決算期であることから、移転が多くなる傾向にあります。
前年3月での決算終了後、1年計画で移転スケジュールを立て、翌年3月に移転、というのが一般的です。
9月から12月は、10月に決算を迎える企業があるということに加え、慌ただしい年末の前に引っ越しを済ませておきたいという事業があるようです。
また、上記の時期に加えて、5月もオフィス移転を行う企業も非常に多くなっています。
5月は新人社員の入社・研修や既存社員の部署移動などが落ち着き、ある程度陣容が固まってくる時期です。
新入社員の配属や場合によっては組織の再編成、人員整理も必要となる時期でもあるのでこれを機に、新体制にあったオフィスに移転するケースがあるのです。
また、ゴールデンウィークで会社が休みの間に、移転することができるというメリットもあります。
コロナ禍で変化も？
いままでオフィス移転というと、事業規模の拡大に伴い、手狭になったオフィス環境を改善するためであったり、企業ブランディングの為に行われるというイメージが強く、実際にそうした理由からなされることが多かったものです。
しかし、新型コロナウイルス感染症が拡大した影響により、外出自粛および出勤者低減が求められるようになり、リモートワークを導入する企業が一気に増加しました。
その結果、広いオフィスが不要になり、従来よりも小規模なオフィスへの移転や、レンタルオフィス・シェアオフィスへ移転する企業が多く見られています。
コロナ禍で働き方に変化がもたされたように、オフィスの在り方もこれまでのものから変化が見られています。
今後も変容する働き方に合わせて、オフィスづくりも変わっていき、オフィスを移転する意義なども変わってくるかもしれません。
次は旧オフィスを退去するまでの流れや、やるべきことを見ていきます。
旧オフィス退去までの流れ
オフィス移転は現在入居しているオフィスの契約状況を確認し、退去できる時期や原状回復工事の内容をチェックすることから始まります。
まずは簡単な流れとして次のようになっています。
- ・オフィスの解約・移転の担当者を決める
- ・「解約予告」を行う／新オフィスを決定する
- ・新オフィスの準備
- ・原状回復工事の依頼
- ・移転作業
次に「解約予告」と「原状回復工事」について、詳しく見ていきます。
解約予告（退去告知）とは？
まず「解約予告」とは、借主やテナント（貸借人）側の都合で中途解約する場合、賃借人が賃貸人（貸主・家主）に対して事前に解約の意思を通知すること。
「退去告知」と呼ばれることもあり、オフィスを借りていて契約期間内に引越しをする場合には、貸主に対していつ退去したいのかを定められた期間内に通知する義務があり、その期間は契約内容によって異なります。
一般的にオフィスを退去する6カ月前に解約通知を出すとされています。
ただし、場合によっては3カ月の場合あるので、敷金や委託金の返却時期と併せて事前に賃貸契約書で確認をしましょう。
解約予告の時期が遅れると希望のタイミングで解約できなくなったり、賃貸料を余分に払わなければならなかったりするケースもあるので早めに契約内容を確認しておきましょう。
原状回復工事とは？
原状回復工事とはオフィスや店舗の立退時に行う内装の解体・撤去の方法の一つです。
内装解体の仕上げは大きく「スケルトン工事」と「原状回復工事」の2つに分けられ、原状回復工事は、テナントやオフィスの借入時の状態に戻すことを言います。
オフィスやテナントの場合、内装や設備などを事業や商売に合わせて改装していることがほとんどです。
その状態のまま退去してしまうと、貸主側は新たな借主を探すことが困難となるため、借主には退去する際は物件を原状回復する義務があります。
借りた時に「居抜き物件」のように内装設備や備品といった造作物が残ったままであれば、その状態まで戻し、建物の外の看板なども元の状態に戻します。
解体にはさまざまな仕上げ方があり、その内容は基本的に賃貸契約書に記されているので、実際に工事を依頼する前に確認しましょう。
また、借主が施工業者を手配する場合もあれば、原状回復費用を見積もって現金だけを貸主に支払うケース、依頼する業者が指定されている場合などもあります。
指定業者が決まっていなければ、自分たちで工事業者を探す必要があるため、解約予約をする際に同時に確認します。
移転（引っ越し）当日までに片付けが終わらなかったら？
引っ越しのプランにもよりますが自分で片付けて梱包する場合は、移転当日までにすべて完了しておく必要があります。
最低限の荷物を業者に運んでもらいたいものだけでも、荷造りができていれば移転自体は可能です。
全体の7～9割ほど終わっていれば、運び出しながら業者が手伝ってくれる業者もありますが、追加料金を支払わないといけないこともあります。
忙しくて荷造りや梱包をする時間がない場合は、業者によって荷造り・梱包もお任せできるプランもあるので、お願いするのも一つの手です。
不用品が出る場合、回収やリサイクルもお願いできる業者を選ぶと、労力や金銭コストを抑えることができます。
「オフィス移転」をテーマにお送りしている今シリーズ記事。
続いて「新オフィスの構築」についてです。
新オフィス構築の流れ
オフィス移転は、長年オフィスが抱えてきた課題を解決するためにもなります。
移転目的やオフィスデザインのコンセプト、そこでの社員の働き方などをしっかりと決めていくことが重要になります。
新オフィスを構築する、簡単な流れとして次のようになっています。
- ・移転目的の設定
- ・新オフィスの物件探し
- ・レイアウトプランニング
- ・オフィス家具の選定から発注
- ・引越し業者の選定
- ・社内用引越しマニュアル作成
- ・各種届出
次に「レイアウトプランニング」と「オフィス家具の選定」について、詳しく見ていきます。
レイアウトプランニングとは？
近年はオフィス移転にあたり、オフィスの雰囲気や社員のモチベーション向上による生産性・業務効率の向上、また働き方改革の一環を目的に、オフィスの環境・機能を見直す企業も増えてきています。
そして、雰囲気や社員の満足度に大きく影響するのはやはり、執務スペース。
各部署の業務内容や企業の社風や理念などにより最適なレイアウトは千差万別です。
そのため、オフィスのレイアウトをプランニングするにあたっては、これといったテンプレートはほぼなく、各企業が設定した新オフィス像に向けて独自に検討を行う必要があります。
限られた空間の中で、オフィス移転によって解決すべき課題を確実に解決するためにも、様々なゾーニングやデスクレイアウト、オフィス導線など検討し、これまで抱えてきたオフィスの課題点を移転を機に解決まで導けるよう、しっかりとレイアウトプランニングを行いましょう。
オフィス家具の選定
レイアウトプランニングが完了したら、それをもとに必要な家具やOA機器をリストアップしていきます。
新オフィスのレイアウトプランに合わせ、家具の選定、見積り依頼、家具の発注を行います。
新たな家具やOA機器の選定・発注をすると、同時に不要になったもの、廃棄するものも出てきます。
場合によっては物置や倉庫などに放置していた、使わなくなった家具家電などの粗大ごみも出てくるでしょう。
家具の選定で不要になったものと合わせて、放置していたものも粗大ごみとして処分してください。
処分は廃棄物回収処分業者に依頼することになるので、費用を抑えるため複数の業者からの見積もりを比較検討しましょう。
なお、引越し業者の中には廃棄物の回収・処分も行なっている業者もあるため、金銭・時間のコストをカットするのならば、引越し業務や廃棄物処理業務なども行なっている業者に一括でお願いすると良いでしょう。
最後は、新オフィス・テナントへの引越し時の業者選定や退去にかかる費用についてです。
引っ越し業者の選定
オフィスやテナントの引越しでは家具やOA機器、パソコンなどの梱包と運搬作業のほかにも、内装のレイアウトや電話の移設工事、電気工事など……、専門業者に依頼しなければならない作業があります。
また、引っ越しには廃棄物が付きものです。
引越し業者の中には上述の専門作業や廃棄物の引き取りをまとめて行なってくれるところもあります。
一つ一つの作業を別の会社に依頼するのは手間となります。
多少割高になってしまうかもしれませんが、複数のサービスを願いできる業者に依頼することで手間やコストなどの負担が軽く済む場合もあります。
必ずどういったサービスをしてもらえるのか、確認してから依頼しましょう。
退去にかかる費用
オフィスから退去する際には原状回復工事や引越し、不用品の処理など様々な費用がかかります。
・原状回復費用
10～50坪のオフィスの場合は1坪あたり3～5万円ほどが相場で、50坪以上の大規模なビルの場合は、10～20万円かかる事もあります。
なお、敷金とは別に支払う必要があります。
・引越し費用
引越し費用は従業員1名あたり2万円から5万円程度が相場です。
しかし、オフィスの立地（交通制限）やエレベーターがないなど作業条件によっても大きく左右されます。
・廃棄物処理費用
相場は2トントラック1台分で約7～8万円、4トン車1台分で約10～15万円。
廃棄物回収業者の中にはリサイクル可能なものを買い取ってくれる場合もあるので費用から値引きしてもらえるケースもあります。
・その他の費用
オフィスを移転する場合、税務署や法務局、社会保険事務所などへさまざまな書類を提出します。
行政書士をはじめとした専門家に依頼するのが一般的で、官公庁などへの各届出には会社の規模に関わらず10～20万円が必要になります。
ただし届出の作成・提出に専門家を頼らなければ、費用を節約できます。
また、 住所や電話番号の変更にともない、名刺や社用封筒、パンフレットなども新しくすることになりますが、相場は社員1人あたり1～2万円です。
いかがでしたか？
今回はオフィス・テナント移転に伴う、引越し時の業者選定や、退去にかかる費用について見てきました。
移転・引越しにはどうしてもコストがかかってきます。
少しでも安く抑えるためには、複数の会社から見積もりを取ったり、引越し作業以外の廃棄物回収などのサービスもしてもらえる業者も選ぶなどが重要です。
